Boost your skills : mieux gérer son temps pour être plus efficace ?

“La gestion du temps”, si simple en apparence et pourtant si complexe à mettre en oeuvre.

Nous avons des emplois du temps toujours plus surchargés. En plus de nos projets en cours, nous cumulons une multitude de petites tâches annexes qui détournent notre attention en permanence. Sans parler des dizaines de mails à traiter ou encore de ce collègue qui vous demande désespérément de l’aide pour débloquer sa situation (et quand vous lui demandez “C’est pour quand ?” il vous répond “C’était pour hier !”).

Mais sommes-nous en mesure de nous plaindre ? Le problème est peut-être en amont puisque plus nous avons de temps pour faire les choses, plus nous prenons notre temps. Prioriser, regrouper les tâches, ne pas trop s’interrompre, trouver son rythme … Et si savoir gérer son temps ça s’apprenait ?

Voici 5 lois pour mieux comprendre la gestion du temps et apprendre à s’organiser

Gérer son temps, c’est avant tout apprendre à planifier, prioriser, organiser pour ensuite agir. Chacun sa méthode et chacun est dépendant de sa propre organisation. Voici quelques méthodes (un peu de théorie !) pour reprendre les bases d’une bonne gestion de son temps.

#1 La loi de Murphy : 
“Toute chose prend toujours plus de temps que l’on ne l’avait prévu”

Il s’agit d’une loi empirique, c'est-à-dire directement tirée de l'expérience quotidienne de chacun d'entre nous. C'est sans aucun doute une des lois les mieux vérifiées : n’avez-vous jamais eu l’impression qu’à chaque fois que vous êtes en situation d’urgence, il vous arrive toujours un problème inattendu ?

Nous avons tous déjà vécu cela... un imprévu la veille d’un rendu de projet important, des problèmes de circulation le jour où vous êtes pressé par le temps. Certain diront que c’est de la malchance, d’autres préfèrent justifier cela au fait que l’on remarque toujours plus les choses négatives lorsqu’elles ont un impact important sur nous.
Maintenant que le problème est pointé du doigt, voyons comment éviter ces désagréments.

La Loi de Murphy est utilisée comme méthode de gestion du temps : quelle que soit la tâche que vous devrez gérer ou exécuter, un imprévu surviendra. En partant de ce principe, il est donc nécessaire de prendre en compte l’imprévu, c’est-à-dire rajouter un facteur multiplicateur au temps d’exécution de la tâche : disons de 25% à 50% du temps initialement prévu. Alors pour un projet qui nécessite 4 jours, prévoyez 6 jours sur votre agenda.

Dernier point, il est important de s’imposer le temps initialement prévu (les 4 jours) et ne pas se retrouver sujet à la procrastination !

#2 La loi de PARKINSON
“Un projet tend à s’adapter au temps qu’il lui est consacré.”

Après la loi de Murphy, intéressons-nous à une autre loi fondamentale de la gestion du temps : la loi de Parkinson affirme que tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti. En clair, si vous fixez un délai d’une semaine à un collaborateur pour réaliser un projet, il mettra une semaine; mais si vous lui donnez un mois pour le même projet, il mettra un mois à le rendre. Il est courant de résumer cette loi au principe du “gaz parfait” c’est-à-dire occuper l’espace disponible sans avoir de volume à proprement parlé.

Comment faire pour éviter que le temps s’étire à l’infini sans lien avec le temps objectivement nécessaire à la réalisation d’un projet ?
Vous pouvez commencer par vous fixer des deadlines réalistes. Chiffrer correctement le temps nécessaire pour un projet implique cependant de connaître le métier, les ressources nécessaires et disponibles. Partant de ce principe, vous êtes le plus à même de pouvoir vous fixer votre propre deadline.

Faire des points réguliers pour voir l’avancement des projets est un bon moyen d’évaluer sa productivité et ainsi travailler par itérations régulières pour ne pas se laisser distraire par des petites tâches annexes.

#3 La loi de PARETO
“20% de nos actions produisent 80% des résultats.”

La loi de Pareto ne date pas d’hier, élaborée à la fin du 19ème siècle, elle est aussi connue sous le nom de “règle des 20/80”. Un principe de probabilités qui s’applique à un grand nombre de domaines, à commencer par l’efficacité au travail et qui se résume de la façon suivante : 80% des résultats (positifs comme négatifs) sont obtenus par seulement 20% des efforts.

L’origine de la loi provient de l’observation des inégalités entre pays, Pareto se rend compte que 80% des richesses sont détenues par 20% de la population (aujourd’hui c’est même 1% de la population qui détient 50% des richesses mondiales ...). Plus tard, cette loi sera appliquée par un ingénieur qui voit dans ce principe un “outil d’analyse universel” qui permet de dissocier l’essentiel et l’accessoire. Par exemple, 80% du chiffre d’affaires d’une entreprise est réalisé grâce à 20% des clients mais surtout, 80% des résultats sont obtenus par 20% de notre travail.

En termes de gestion du temps, ici il est question de tri. A quoi bon s’éparpiller quand on sait que seules 20% des actions vont créer 80% des résultats ? Autant se concentrer sur son coeur de métier, sur ce que nous savons faire correctement, et déléguer les tâches où nous sommes le moins performants. Il faut donc savoir : hiérarchiser ses priorités en dissociant notamment l’urgent de l’important, apprendre à dire non (et ne pas voir cela comme un refus mais une prise de conscience) et déléguer.

#4 La loi de CARLSON
“L’interruption, pire ennemi de la productivité”

L’interruption est sans aucun doute le pire ennemi de la productivité. On estime que nous sommes dérangés toutes les 12 à 20 minutes en moyenne. Ces interactions avec nos collègues sont, certes, parfois agréables, drôles et intéressantes, cela n’empêche que ces interruptions nuisent fortement à l’efficacité. En entreprise, les sollicitations sont nombreuses : mails, téléphone, discussions de collègues, réunions, babyfoot… Et les nouvelles technologies n’arrange rien. Faites l’exercice pour savoir combien de temps vous pouvez travailler sans être interrompu. Top chrono !

En effet, un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. Pour éviter d’être sans arrêt dérangé il faut “se protéger” des perturbateurs ou des éléments chronophages. Quitte à se forcer à ne pas regarder ses mails toutes les 5 minutes, décrocher son téléphone, éviter d’aller chercher une information sur Internet. Plus facile à dire qu’à faire.

Plus concrètement, commencez par des tâches un peu rébarbatives le matin pour monter en puissance vers des tâches plus complexes mais aussi plus épanouissantes, par exemple.

#5 La loi de FRAISSE
“1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure”

Le temps est subjectif : plus une activité nous semble intéressante, plus elle paraît brève. Par exemple le temps d’une attente est toujours trop long, les moments de plaisir, eux, toujours trop courts. Dans la gestion du temps, il faut faire attention à ne pas considérer comme secondaire tout ce qui déplait et à ne pas toujours reporter ces activités. La notion du temps est donc soumise au niveau de motivation personnelle. Sachant cela, mieux vaut être stratège en commençant par se débarrasser des tâches désagréables.

Il faut se méfier de notre tendance spontanée à faire d’abord ce qui nous plaît plutôt que ce qui est le plus important, et de notre estimation du temps.

Pour appliquer cette loi, posez-vous deux questions :
- Quelles sont les activités que j’ai spontanément tendance à remettre au lendemain ?
- Objectivement, combien de temps je passe pour mener à bien ce projet ?
Il faut confronter notre évaluation subjective du temps à des paramètres objectifs car nous avons naturellement tendance à passer plus de temps sur ce qui nous plaît, à le faire en priorité et à remettre ce qui nous déplaît. Ce qui empire souvent la situation !
En pratique, dans sa vie de tous les jours il faut consacrer, par exemple, un temps défini à une tâche difficile en mesurant objectivement la durée et ne pas se laisser influencer par des a priori.

Pour conclure, des outils tels que la Matrice d’Eisenhower, Trello, EverNote, Slack ont été conçus pour favoriser l’organisation et la communication en entreprise, parce que la gestion du temps est une organisation purement personnelle mais qui impacte toute une équipe, un projet voire une entreprise.

Allez, bon courage !

Anne
Anne est Customer Success Manager chez AB Tasty, en tant que spécialiste de l’outil, elle intervient auprès d’un portefeuille clients pour les aider sur des sujets stratégiques et opérationnels.

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